Beaucoup considèrent les réunions comme le fléau de leur existence. Elles sont cependant un mal nécessaire auquel il faut faire face dans le monde de l'entreprise. Certains préféreraient ne pas en avoir, mais elles sont nécessaires, surtout lorsqu'elles sont faites efficacement. Les réunions nous aident à mieux collaborer. Voyez-vous, une grande partie de notre communication est non verbale ; en fait, le langage corporel représente 55 % de votre communication. Ainsi, tout ce qui est expressions faciales, langage corporel et gestes permettent à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et d'avancer au même rythme. Dans la plupart des situations, nous devons être dans la même salle (dans ce cas, des salles virtuelles) pour nous comprendre. Ces derniers temps, les réunions virtuelles sont devenues un élément essentiel d'un flux de travail. À vrai dire, c'est le seul moyen de communication pour de nombreuses équipes à travers le monde. Il est généralement difficile de faire en sorte que les gens soient attentifs lors d'une réunion physique, alors que dire des réunions virtuelles ! Sans parler de combien il peut être ennuyeux de faire une longue pause en attendant une réaction, pour finalement entendre : « Pouvez-vous répéter ce que vous avez dit ? » ce qui signifie presque toujours : « Je me suis éloigné pour prendre une collation et je ne m'attendais pas à être appelé. » Le fait est que dans les réunions physiques, les gens se sentent obligés de feindre l'intérêt. Dans une situation où personne ne peut entièrement voir ou entendre tout le monde tout au long de la session, la participation diminue considérablement. Mais ce ne doit pas être un état de fait. Voici ce que vous pouvez faire pour inciter les gens à participer à des réunions virtuelles :
La règle des 60 secondes
L'une des raisons pour lesquelles les réunions virtuelles ennuient profondément les participants, c'est qu'ils ont été convoqués à une réunion pour résoudre un problème qu'ils n'ont pas ressenti personnellement. Vous devez rectifier cela si vous voulez une participation active tout au long de la réunion. Au cours des 60 premières secondes de la réunion, faites ressentir le problème aux participants : vous pouvez le faire en partageant des statistiques choquantes ou provocantes, des anecdotes ou des analogies qui dramatisent la situation. Le but est de s'assurer que tous les participants à la réunion comprennent avec empathie le problème ou l'opportunité avant d'essayer de le résoudre ou de l'explorer. Cependant, veillez à être aussi bref que possible.
La règle de la responsabilité.
Le plus souvent, lorsqu'ils reçoivent une invitation à une réunion virtuelle, la plupart des gens endossent volontiers et inconsciemment le rôle d'observateur. Vous devrez contrer cette position en créant une expérience de responsabilité partagée dès le début de la réunion. Ne prenez pas la voie du : « J'ai besoin que vous soyez tous impliqués ». Cela fonctionne rarement. Donnez plutôt à chacun une responsabilité qui assure sa participation active. La règle suivante expliquera plus en détails comment y parvenir.
La règle du « less is more ».
Il serait préférable que vous vous absteniez d'anesthésier les participants à une réunion avec quantité de diapositives avec chiffres, dates et tout le toutim. Peu importe votre niveau de connaissance ou à quel point vous êtes passionné par le sujet de discussion, sélectionnez le minimum de données nécessaires pour informer et impliquer le groupe. N'ajoutez pas une seule diapositive de plus. Par ailleurs, lorsque vous avez plusieurs points à discuter, vous pouvez finir par vous focaliser sur le fait d'être sûr d'avoir traité tous les points plutôt que sur l'implication des participants à la réunion virtuelle.
La règle des 5 minutes
Assurer une participation active à une réunion virtuelle n'est pas une mince affaire. Ce qui est bien lorsque cela est bien fait, c'est qu'il y a de la responsabilité pour l'implication, sans parler d'une productivité accrue. Les participants à vos réunions virtuelles sont dans leurs espaces personnels avec mille et une distractions. Vous devez vous assurer que la réunion retient leur attention aussi longtemps qu'elle dure en entretenant l'attente continue d'une implication significative. Ne restez jamais plus de 5 minutes sans donner au groupe un autre « problème » à résoudre, sans quoi les participants reprendront ce séduisant rôle d'observateur, et vous devrez travailler dur pour les impliquer à nouveau. Les enjeux n’ont jamais été aussi importants. L'incertitude est la nouvelle norme. Pour que votre entreprise reste cohérente avec son produit et/ou ses services, vous devrez vous assurer que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d'onde et travaillent vers le même objectif pour atteindre une productivité maximale. Dans un avenir prévisible, les réunions virtuelles sont ce avec quoi vous devrez travailler. À vous de jouer !
