Reuniões virtuais: dicas práticas para otimizar a participação ativa

Para muitas pessoas, as reuniões são consideradas a ruína de sua existência. Contudo é necessário males com os quais eles têm que lidar no mundo corporativo. Alguns prefeririam não tê-los, mas eles são necessários, principalmente quando são feitos de forma eficaz.

As reuniões nos ajudam a colaborar melhor. Veja, grande parte da nossa comunicação é não-verbal; na verdade, corpo, e o idioma representa 55% da sua comunicação.
 
Então, coisas como expressões faciais, linguagem corporal, e todos os gestos permitem que todos estejam na mesma página e se movam no mesmo ritmo. Na maioria das situações, precisamos estar na mesma sala (neste caso, salas virtuais) para nos entendermos.
Nos últimos tempos, as reuniões virtuais tornaram-se uma parte essencial de um fluxo de trabalho.

 Francamente, tem sido a única forma de comunicação para muitas equipes em todo o mundo.
Normalmente é difícil fazer com que as pessoas prestem atenção em uma reunião física, muito menos em reuniões virtuais! Isso não épara falar sobre como pode ser irritante fazer uma longa pausa para uma reação esperada e, eventualmente, obter: “Você pode repetir o que disse?” o que quase sempre significa: “Afastei-me para fazer um lanche e não esperava ser chamado.
O fato é que, nas reuniões presenciais, as pessoas se sentem obrigadas a fingir interesse. Numa situação em que ninguém podever ou ouvir inteiramente todos durante toda a sessão, a participação cai drasticamente.  Mas isso não precisa ser o estado das coisas. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para que as pessoas participem de eventos virtuais.

A regra dos 60 segundos

Uma das razões pelas quais as reuniões virtuais deixam os participantes em coma é porque eles foram convocados para uma reunião para resolver um problema que não sentiram pessoalmente. Você deve corrigir isso se quiser, com participação ativa durante toda a reunião.
 Nos primeiros 60 segundos da reunião, peça aos participantes vivenciar o problema: 
Você pode fazer isso compartilhando estatísticas, anedotas ou histórias picantes e provocativas.
Analogias que dramatizam a situação.

O objetivo é garantir que todos na reunião compreenda o problema com empatia ou
oportunidade antes de tentar resolvê-lo ou explorá-lo.No entanto, tome cuidado para mantê-lo tão curto quanto possível.    

A regra da responsabilidade

Quando a maioria das pessoas recebem convites para reuniões virtuais, na maioria das vezes, todas elas ficam felizes e inconscientemente assumir o papel de observador. Você terá que neutralizar essa posição criando uma experiência de responsabilidade compartilhada no início da reunião. Não siga o caminho “Preciso que todos vocês estejam envolvidos”. Isso raramente funciona. Em vez disso, atribua a todos uma responsabilidade, que garanta a sua participação ativa. Essa próxima regra explicará melhor como isso pode ser feito.

A regra de onde se esconder

Estudos mostram que, se todos forem responsáveis, ninguém se sentirá responsável. Para evitar isso, dê tarefas específicas que podem ser resolvidas rapidamente para as pessoas, de modo que elas não tenham onde se esconder. Tarefas individuais podem estar forçando isso. Você pode, no entanto, dividir as pessoas em equipes de dois ou três (no máximo).

Então pergunte

Que eles façam uma curta sessão de discussão, digamos, 2 minutos, após a qual eles retornarão para dar a toda equipe seus pensamentos ou feedback. A regra menos é mais. Seria melhor se você evitasse entediar os participantes de uma reunião com slide após slide de números, datas e outros enfeites. Não importa quão experiente ou apaixonado você seja pelo tópico de discussão, selecione a menor quantidade de dados necessária para informar e envolver o grupo. Não adicione mais um único slide. Além disso, quando você tem vários pontos para discutir, você pode acabar concentrando-se em garantir que você supere tudo, em vez de envolver os participantes da reunião virtual.

A regra dos 5 minutos

Garantir a participação ativa em uma reunião virtual não é brincadeira. O bom é que, quando bem feito, desperta uma responsabilidade pelo envolvimento, para não mencionar o aumento da produtividade. Participantes das suas reuniões virtuais acontecem em seus espaços pessoais com mil e uma distrações.  Você tem que garantir que a reunião tem sua atenção enquanto durar, sustentando uma expectativa contínua de envolvimento significativo. Nunca passe mais de 5 minutos sem dar ao grupo outro “problema” para resolver. Resolver, caso contrário, os participantes irão recuar para aquele papel de observador atraente, e você terá que trabalhar duro para trazê- los de volta.

As apostas estão mais altas do que nunca. A incerteza é o novo normal. Para a sua Se a empresa permanecer relevante com seus produtos e/ou serviços, você terá que garantir que todos em sua equipe estão na mesma página e trabalhando com o mesmo objetivo para alcançar o máximo de produtividade. No futuro próximo, você terá que trabalhar com reuniões virtuais.

Depende só de você!