Para muitas pessoas, as reuniões são consideradas a ruína de sua existência. No entanto, são os males necessários com os quais precisam lidar no mundo corporativo. Alguns preferem não fazer reuniões, mas são necessárias, principalmente quando conduzidas de forma eficaz. As reuniões nos ajudam a colaborar melhor. Veja, muito de nossa comunicação é não verbal; na verdade, a linguagem corporal representa 55% da sua comunicação. Portanto, coisas como expressões faciais, linguagem corporal e gestos permitem que todos estejam em sintonia e se movam no mesmo ritmo. Na maioria das situações, precisamos estar na mesma sala (neste caso, salas virtuais) para nos entendermos. Nos últimos tempos, as reuniões virtuais se tornaram uma parte essencial de um fluxo de trabalho. Tem sido, realmente, a única forma de comunicação para muitas equipes em todo o mundo. Normalmente, é difícil fazer com que as pessoas prestem atenção em uma reunião física, quanto mais nas virtuais! Isso sem falar em como pode ser irritante fazer uma longa pausa para uma reação esperada e, acabar tendo uma resposta do tipo: "Pode repetir o que disse?", que quase sempre significa: “Saí para fazer um lanche e não esperava ser chamado.” O fato é que, em reuniões físicas, as pessoas se sentem obrigadas a fingir interesse. Em uma situação em que ninguém pode ver ou ouvir totalmente todos durante toda a sessão, a participação cai drasticamente. Mas essa não precisa ser a situação. Aqui estão algumas coisas que pode fazer para que as pessoas participem de reuniões virtuais;
A regra dos 60 segundos
Um dos motivos pelos quais as reuniões virtuais fazem com que participantes entrem em coma é que foram chamados para uma reunião a fim de resolver um problema que não sentiram pessoalmente. Você deve corrigir isso se quiser uma participação ativa durante a reunião. Nos primeiros 60 segundos da reunião, faça com que os participantes experimentem o problema: é possível fazer isso compartilhando estatísticas chocantes ou provocativas, anedotas ou analogias que dramatizem a situação. O objetivo é garantir que todos na reunião entendam empaticamente o problema ou oportunidade antes de tentar resolvê-lo ou explorá-lo. No entanto, tome cuidado para ser o mais sucinto possível.
A regra de responsabilidade
Quando a maioria das pessoas recebe um convite para uma reunião virtual, na maioria das vezes, assumem inconscientemente o papel de expectador. Você terá que neutralizar essa posição criando uma experiência de responsabilidade compartilhada no início da reunião. Não siga pelo caminho de “preciso que todos estejam envolvidos”. Isso raramente funciona. Em vez disso, atribua a todos uma responsabilidade, que garanta sua participação ativa. A próxima regra explicará melhor como isso pode ser feito
A regra de menos é mais.
É melhor não entediar os participantes de uma reunião com slides e slides de números, datas e coisas do tipo. Não importa o quão bem informado ou apaixonado você seja sobre o assunto em discussão, selecione a menor quantidade de dados que precisa para informar e envolver o grupo. Não adicione um único slide a mais. Além disso, quando você tem vários assuntos a discutir, pode acabar se focando em garantir que tudo seja abordado, em vez de envolver os participantes da reunião virtual.
A regra dos 5 minutos
Garantir a participação ativa em uma reunião virtual não é brincadeira. O lado positivo é que, quando feito da maneira certa, há responsabilidade pelo engajamento, sem falar no aumento da produtividade. Os participantes de suas reuniões virtuais estão em seus espaços pessoais com mil e uma distrações. Você deve garantir que a reunião tenha a atenção deles por toda a sua duração ao manter uma expectativa contínua de envolvimento significativo. Nunca fique mais de 5 minutos sem dar ao grupo outro “problema” para resolver. Caso contrário, os participantes voltarão ao papel de observadores, e você terá que trabalhar duro para trazê-los de volta. Os desafios ficaram mais difíceis do que nunca. A incerteza é o novo normal. Para que sua empresa permaneça relevante com seus produtos e/ou serviços, você terá que garantir que todos em sua equipe estejam alinhados e trabalhando pelo mesmo objetivo para atingir o máximo de produtividade. Em um futuro previsível, as reuniões virtuais são o que você precisa trabalhar. É com você!
